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Dans le monde de la gestion des données, il est essentiel d’avoir des outils puissants et efficaces pour extraire les informations pertinentes. Microsoft Access, l’un des systèmes de gestion de bases de données les plus populaires, offre une fonctionnalité essentielle pour atteindre cet objectif : les requêtes. Les requêtes en Access vous permettent d’interroger, de filtrer et de manipuler facilement vos données, offrant ainsi un accès simplifié aux informations dont vous avez besoin. Dans cet article, vous allez pouvoir lier les connaissances avec les requêtes en MS Access et d’apprendre comment créer une requête en Microsoft Office Access.

C’est quoi une requête en Access?

L’un des éléments
les plus puissants d’une base de données est la capacité de faire une recherche
sur une masse de données entreposée dans la base de données. Il est ensuite
possible de faire des analyses et d’en sortir des tendances. Par exemple, vous
n’avez pas besoin de voir toute la liste des clients si vous avez seulement
besoin du numéro de téléphone de l’un d’eux. Les requêtes
s’avèrent utiles pour interroger les tables. Une requête se base sur une table,
mais il est possible de créer une requête à partir d’une requête existante.

 Query Design et Query Wizard 

Le mode création/Query design

C’est celui qui
vous permet toutes les options pour la création d’une requête. Cependant, il
n’y a pas d’assistant pour vous aider. C’est en partie pour cette raison que
cette page existe ; pour vous démontrer le potentiel des requêtes.

Les différents types de Query Wizard (Assistant Requête) 

L’Assistant Requête Simple/Simple Query Wizard

Cette requête vous
demande la liste des champs que vous voulez voir et affiche le résultat. Il n’y
a pas de critère de sélection. Il affiche les champs demandés pour tous les
enregistrements.

 

L’Assistant Requête Analyse Croisée/Crosstab Query
Wizard

Cette
requête vous demande quelques questions pour créer un tableau croisé. Vous
pouvez facilement savoir le nombre, la somme, la moyenne, et d’autres
opérations d’un champ par rapport à un autre. Par exemple, vous pouvez savoir
le nombre d’employés qui travaillent dans l’entreprise par lieu de travail et
par occupation. Ou, quels types de produits achètent les différents clients de
l’entreprise. Cela peut devenir un outil d’analyse puissant.

 

L’assistant Requête Trouver les Doublons/Fin
Duplicates Query Wizard

Elle
est aussi très intéressant lorsque vous avez ayez des difficultés à créer des
relations entre les tables. L’une des raisons pour qu’Access refuse de créer
une relation entre les tables est qu’il y a un doublon illégal dans l’une des
tables. Cette requête vous permettrait de savoir quel enregistrement a un
contenu d’un champ en double pour vous permettre de corriger la situation.

 

L’Assistant Requête de Non Correspondance/ Fin
Unmitched  Query Wizard

Cette
requête permet de trouver les enregistrements qui n’ont pas d’équivalent, ou de
valeur en commun, dans l’autre table reliée. Ceci permet de s’assurer que tous
les enregistrements sont reliés à de l’information d’une autre table.

Type de requête (Query
Type)

 Requête de sélection (SELECT):

• Ce type de requête permet de sélectionner des enregistrements, effectuer des calculs et des regroupements.
• La requête de sélection est la plus couramment utilisée.
• Les résultats de cette requête sont affichés sous la forme d’une feuille de données.
• La sélection permet d’extraire les lignes (enregistrements) d’une table qui répondent à certains critères.
• La requête de sélection est l’outil principal pour rechercher des informations dans les bases de données.

Requête de création de table (MAKE TABLE):

• Cette requête crée une nouvelle table à partir des données extraites d’une ou plusieurs autres tables.
• Elle peut reprendre totalement ou partiellement les données des tables sources.
• Les requêtes de création de table permettent de sauvegarder les résultats d’une requête dans une nouvelle table.

Requête d’ajout (APPEND):

• Cette requête ajoute les données extraites à la fin d’une table existante.
• Elle permet d’insérer les enregistrements d’une table 2 dans une table 1.
• Pour effectuer cette opération, les deux tables doivent avoir au moins un champ commun (même nom, même type de données ou conversion de type possible).

Requête de mise à jour (UPDATE):

• Cette requête modifie le contenu d’un ou plusieurs champs dans une ou plusieurs tables.
• C’est l’outil le plus efficace pour mettre à jour un grand nombre d’enregistrements en une seule opération.
• Utilisez une requête de mise à jour lorsque vous devez supprimer des champs dans des enregistrements.

Requête de tableau croisé dynamique (CROSSTAB):

• Cette requête présente les résultats sous forme de tableau, similaire à Excel.
• Elle s’applique à une table comportant au moins trois colonnes et ayant des caractéristiques spécifiques.
• Une des colonnes doit contenir des doublons sur lesquels sera effectué le regroupement.

Requête de suppression (DELETE):

• Cette requête supprime un ou plusieurs enregistrements dans une ou plusieurs tables.
• Vous pouvez utiliser une requête de suppression pour supprimer des enregistrements complets d’une base de données, y compris la valeur de clé.
• Utilisez une requête de mise à jour si vous devez supprimer des champs dans des enregistrements.

Requête d’union (UNION):

• Une requête UNION permet de concaténer (mettre ensemble) deux tables, créant ainsi une superposition des deux.
• La requête UNION ne peut pas être représentée en mode création (normal). Vous pouvez seulement voir le mode SQL ou les résultats de la requête.

Requête SQL directe (Pass-Through):

• Les requêtes SQL directes permettent d’envoyer directement des commandes à un serveur de base de données ODBC.

Requête de définition de données (Data Definition):

• Les requêtes de définition des données sont très pratiques.
• Elles permettent de supprimer et recréer régulièrement des parties du schéma de base de données en exécutant simplement certaines requêtes.

Comment créer une requête avec Query Design? 

Créer votre base de données puis créer un table, nous allons utiliser cette table pour créer la requête. Si vous ne savez pas comment créer une base de données ainsi que la table cliquez sur création d’une base de données en MS Access 

1– Clique sur Create

2- Clique sur Query design

3-Clique
sur Add pour ajouter la table 

4-Double
clic sur les champs l’un après l’autre pour qu’ils apparaissent dans la barre
de titre qui est au bas de la fenêtre

5-Clique
sur run pour terminer.

6- Fais
CTRL+S 

7- Donne un nom à votre requête  puis presser la touche entrée sur le clavier 

Explication de la barre de titre

Field(champ) :
zone qui va contenir les noms des champs.

Table :
cette zone va avoir le nom de la table.

Sort(tri) :  Permet de donner les directives de trier en
ordre croissant ou décroissant de la requête.

Show(afficher) :  Permet de masquer ou afficher un champ dans
une nouvelle requête

Criteria(Critère) :
zone qui permet de donner un critère pour la sélection des enregistrements.

Or(ou) : Dans
le sens l’une ou l’autre des deux conditions.